Een stilzwijgende verlenging is de meest vermijdbare kostenpost die er is: een contract dat automatisch doorloopt omdat niemand de opzegtermijn zag aankomen. Geen onderhandeling, geen toets of het nog past — gewoon een jaar extra, tegen de oude voorwaarden. De oorzaak is bijna altijd hetzelfde.
Waarom een gemiste opzegtermijn zo duur is
Bij een stilzwijgende verlenging verliest u twee dingen tegelijk. U mist de kans om te heronderhandelen — precies het moment waarop u het meeste onderhandelingsgewicht heeft. En u mist de kans om te stoppen met wat u niet meer gebruikt. Beide lekken geld weg, jaar na jaar, zonder dat iemand een bewuste keuze heeft gemaakt.
De oorzaak: geen centraal, actueel overzicht
In veel organisaties liggen contracten verspreid: in mailboxen, mappen en het hoofd van een paar mensen. Er is geen centrale plek waar contract, eigenaar en verlengdatum samenkomen. Zo wordt elke opzegtermijn een kwestie van geluk — en geluk is geen governance.
De oplossing begint met één register: alle contracten, met per contract een eigenaar, de verlengdatum en de opzegtermijn. Dat is geen software die u hoeft te leren; het is een discipline die u inricht.
Een contractkalender die vooruitkijkt
Bouw op dat register een kalender die elke opzegtermijn ruim vóór de deadline signaleert — niet een week ervoor, maar met genoeg tijd om te heronderhandelen of over te stappen. Aan elk signaal hangt een duidelijke eigenaar die de beslissing neemt.
Zo verandert elke verlenging van een automatisme in een beslismoment: verlengen, heronderhandelen of opzeggen — op uw voorwaarden, niet die van de leverancier.
Wat u nu concreet zou doen
Breng in één register alle IT-contracten samen met eigenaar, verlengdatum en opzegtermijn.
Zet per contract een signaal ruim vóór de opzegtermijn en wijs een eigenaar aan. Behandel elke naderende verlenging als een bewust besluit met een korte business case.
Dit artikel biedt algemene informatie en is geen juridisch of financieel advies. Wilt u dit toepassen op uw eigen situatie? Neem contact op.