Praktische inzichten over sourcing, AI-inkoop en vendormanagement

Make-or-buy: bepaal wat u zelf doet en wat u uitbesteedt

Niet elke IT-dienst verdient dezelfde sourcingkeuze. De kunst is om naar twee assen tegelijk te kijken: hoe strategisch een dienst is voor uw organisatie, en hoe sterk uw eigen kunde is om die dienst uit te voeren.

Zet elke dienst uit op die twee assen en er ontstaan vier zones. Strategisch én sterk in huis: zelf doen. Strategisch maar zwak in huis: partneren of co-sourcen, maar houd de regie. Niet-strategisch en sterk: optimaliseren of standaardiseren. Niet-strategisch en zwak: zonder aarzelen uitbesteden.

De meest gemaakte fout is iets strategisch uitbesteden puur om kosten te besparen, en er vervolgens de grip op verliezen. Maak de keuze expliciet, koppel die aan uw bedrijfsdoelen en herzie hem periodiek — techniek én uw organisatie bewegen.

AI-clausules die u écht nodig heeft in SaaS-contracten

AI komt steeds vaker meegeleverd in SaaS die u toch al afneemt. Standaardcontracten zeggen er zelden iets over, dus het moment om voorwaarden te stellen is bij ondertekening of verlenging — via een kort AI-addendum.

Wat u vastlegt

Datagebruik en modeltraining: mag uw data gebruikt worden om de modellen van de leverancier te trainen, en kunt u dat uitzetten? Transparantie: welke AI-functies zijn actief en wanneer komen er nieuwe bij? Aansprakelijkheid: wie is verantwoordelijk voor foutieve of bevooroordeelde output? En exit: kunt u weg zonder uw data te verliezen of vast te zitten?

Vergeet de keten niet: veel leveranciers kopen hun AI in bij derden. Vraag transparantie over die sub-verwerkers en laat de aansprakelijkheid doorwerken in de keten.

De EU AI Act en uw leveranciers: wat u nu al regelt

De EU AI Act wordt stapsgewijs van kracht en werkt risicogebaseerd: hoe hoger het risico van een AI-systeem, hoe strenger de eisen. Belangrijk: de verordening verwacht ook dat u aantoonbaar grip heeft op AI-risico bij uw leveranciers — niet alleen op uw eigen AI.

Begin met een inventarisatie: welke AI draait er in de software die u afneemt, en in welke risicoklasse valt elk systeem? Vertaal dat vervolgens naar eisen die u meeneemt in selectie en contracten, en naar een dossier dat u aan directie en toezichthouder kunt tonen.

U hoeft innovatie niet af te remmen om compliant te zijn — u moet het aantoonbaar maken. Dit bij de inkoop regelen is veel goedkoper dan het achteraf repareren.

Voorkom stilzwijgende verlengingen: grip op uw contractkalender

Een stilzwijgende verlenging is de meest vermijdbare kostenpost die er is: een contract dat automatisch doorloopt omdat niemand de opzegtermijn zag aankomen. De oorzaak is bijna altijd dezelfde — geen actueel, centraal overzicht van contracten, eigenaren en verlengdata.

Bouw een contractkalender die elke opzegtermijn ruim vóór de deadline signaleert, met een duidelijke eigenaar per contract. Zo wordt elke verlenging een beslismoment: heronderhandelen, overstappen of opzeggen — op uw voorwaarden, niet die van de leverancier.

SaaS-stapeling opruimen: 10–15% besparen op licenties

SaaS is makkelijk aan te schaffen en makkelijk te vergeten. Teams nemen tools af, het gebruik zakt weg, maar de licenties blijven verlengen. Het resultaat is stapeling: overlappende tools, ongebruikte accounts en kosten die gestaag oplopen.

De oplossing is weinig spectaculair maar effectief: vergelijk werkelijk gebruik met waar u voor betaalt, zeg op of schaal af wat niemand gebruikt, voeg overlappende tools samen en heronderhandel bij verlenging. In de praktijk levert dat 10–15% op licentie- en contractkosten op — geld dat u elk jaar houdt.

Vendormanagement dat overdraagbaar is (niet bij één persoon)

In veel organisaties zit vendormanagement in iemands hoofd. Het werkt — totdat die persoon vertrekt, en met hem of haar de kennis van wie te bellen, wat is afgesproken en welke verlengingen eraan komen.

Maak het in plaats daarvan overdraagbaar: een centraal register, een heldere eigenaar en escalatiepad per leverancier, een vast ritme van prestatie- en kostenreviews, en gedocumenteerde afspraken. Dan is vendormanagement een proces, geen persoon — en overleeft het vakanties, ziekte en vertrek.

Liever helemaal niet zelf uitvoeren? Besteed de bewaking dan doorlopend uit via VendorManager.nl, onze Vendor & AI Control Tower.