SaaS is makkelijk aan te schaffen en makkelijk te vergeten. Teams nemen tools af, het gebruik zakt weg, maar de licenties blijven verlengen. Het resultaat is stapeling: overlappende tools, ongebruikte accounts en kosten die gestaag oplopen zonder dat iemand er nog naar kijkt.
Hoe SaaS-wildgroei ongemerkt ontstaat
SaaS omzeilt vaak het klassieke inkoopproces. Een teamlead zet met een creditcard een tool op, de rest volgt, en binnen een jaar draaien er drie oplossingen voor hetzelfde probleem. Omdat de bedragen per stuk klein lijken, valt het niet op — tot je ze bij elkaar optelt.
Daarbovenop komt de stille prijsstijging: bij verlenging gaan tarieven omhoog, worden ‘AI-features’ toegevoegd tegen meerprijs, en groeit het aantal betaalde accounts sneller dan het aantal actieve gebruikers.
Wat een gebruiksanalyse blootlegt
De sleutel is werkelijk gebruik naast de contracten leggen. Wie logt er nog in? Hoeveel accounts staan er, en hoeveel worden er echt gebruikt? Welke tools overlappen? Bijna altijd komen hier ongebruikte licenties, dubbele functionaliteit en over-provisioning naar boven.
In de praktijk levert het opruimen daarvan 10–15% op de licentie- en contractkosten op — geld dat u niet eenmalig bespaart, maar elk jaar houdt.
Van eenmalig opruimen naar structureel beheer
Een schoonmaakactie werkt, maar zonder beheer stapelt het binnen een jaar opnieuw. Leg daarom vast wie nieuwe SaaS mag aanschaffen, koppel elke tool aan een eigenaar, en toets bij elke verlenging opnieuw of gebruik en prijs nog kloppen.
Zo wordt kostenbeheersing geen project maar een routine — en blijft de besparing behouden.
Wat u nu concreet zou doen
Vraag per SaaS-tool het werkelijke gebruik op en zet het naast de contractgegevens en kosten.
Schrap of schaal af wat niemand gebruikt, voeg overlappende tools samen en heronderhandel bij de eerstvolgende verlenging. Beleg daarna eigenaarschap zodat de wildgroei niet terugkeert.
Dit artikel biedt algemene informatie en is geen juridisch of financieel advies. Wilt u dit toepassen op uw eigen situatie? Neem contact op.